Aquí hay algunos consejos sobre cómo hacer un seguimiento de su flota durante un momento de mayor demanda e incertidumbre. Siga leyendo para saber ¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?

En tiempos de crisis global, el mundo depende de la industria de camiones para transportar artículos esenciales en todo el país. Desde suministros médicos hasta la reposición de los estantes en los supermercados locales, los conductores de camiones juegan un papel integral en el mantenimiento de la cadena de suministro. 

Los conductores de camiones comerciales han ampliado su horario de conducción de 11 a 14 horas, dependiendo de la mercancía que transporten. Con tanto en marcha y tantos dependiendo de las organizaciones de transporte por camión y carga durante esta crisis global, los gerentes de flota deben estar extremadamente organizados. Así podrán manejar las necesidades actuales y futuras de la industria. 

Con eso en mente, aquí hay algunas maneras en que puede realizar un seguimiento de su flota durante un momento de mayor demanda e incertidumbre. En el presente artículo, le diremos ¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?

¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?, la comunicación es clave

La visibilidad que brinda la tecnología telemática esencial puede ser bastante útil. Ser capaz de mantenerse en comunicación constante con sus conductores a través de mensajes y formularios de contacto dedicados es vital. También conocer su ubicación en todo momento permite a los gerentes de flotas tomar decisiones informadas. 

Dado que las cosas están tan agitadas en este momento, es importante tener información completa. Cómo saber dónde están sus activos, quién está disponible para la próxima carga, quién está más cerca de los depósitos y quién ha encontrado tiempos de detención más largos. La información es fundamental en un momento en que mantener eficientemente su flota en el camino es más importante que nunca.

Lo más probable es que debido a que las órdenes de refugio en el lugar reducen el tráfico en general. Muchos de los estados que experimentan el nivel más alto de propagación de COVID-19 están viendo una reducción en los tiempos de viaje para los conductores. Los camiones de carga registran tiempos más rápidos en general en estas áreas, particularmente en áreas regularmente congestionadas. 

Dicho esto, debido a cambios de ruta adicionales, regulaciones fronterizas y demoras en la detención, el transporte de mercancías lleva mucho más tiempo. Tener acceso a telemática precisa y líneas de comunicación abiertas con los conductores será clave en la planificación y el seguimiento de las rutas.

La documentación debe continuar

Continuar tomando notas y anotando el registro diario con el motivo del incumplimiento es una buena práctica. Esto asegurará que los registros estén actualizados cuando se levante la declaración de emergencia. Es una buena idea integrar un planificador de rutas o un complemento del servicio si su proveedor de telemática no lo incluye para facilitar la planificación de cargas y tareas.

Con tanto en la placa del administrador de la flota y las horas adicionales que los conductores están registrando, se debe aprovechar cualquier oportunidad de automatización.

¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?, Seguridad del conductor

Para todos los administradores de flotas, la seguridad de sus conductores debe ser la máxima prioridad. Las regulaciones de horas de servicio están ahí por una razón. Las pautas, por supuesto, están ahí para asegurar que los conductores no estén siendo agobiados, reduciendo la posibilidad de accidentes. 

Es imperativo darle a su equipo suficiente tiempo para descansar antes de tomar la siguiente carga. Es obligatorio que los conductores reciban al menos 10 horas consecutivas de descanso. Sin embargo, si le informan a su empresa que necesitan un descanso inmediato, pueden sentirse inclinados a presionar a sí mismos dada la situación actual, sintiéndose responsables ante el administrador de su flota y la comunidad en general. Además, con las personas que practican el distanciamiento social, es probable que haya un aumento en las compras de comercio electrónico. Esto agrega tensión adicional a la capacidad de la flota.

Una herramienta de seguimiento de la flota permitirá a los gerentes revisar el tiempo del conductor y  la frecuencia con la que han completado un turno de 14 horas. También permitirá períodos de descanso debidamente programados para evitar el agotamiento y posibles accidentes.

Mantenimiento de la pista

¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?, Mientras los conductores están haciendo kilómetros adicionales, también lo hacen sus plataformas. Hacer un seguimiento de los cambios de aceite, la rotación de los neumáticos y otros artículos de mantenimiento regular puede mantener a sus conductores y camiones de manera segura en la carretera.

Puede pensar que una crisis global no es el momento de detenerse para un mantenimiento regular. Sin embargo, estos artículos de atención rápida son mucho más fáciles y más rentables de completar que las complicaciones más grandes que podrían causar que no se aborden. Un cambio de aceite puede ayudar a los motores a funcionar de manera más eficiente y reducir el costo de una flota por milla. 

Tomarse el tiempo para examinar las llantas podría revelar una pequeña fuga o pinchazo que podría ocasionar una llanta reventada en la carretera. Esto puede dejar a su conductor atascado durante horas y hasta perder el control del camión debido a la explosión.

Abordar estos elementos de mantenimiento regular aumentará la eficiencia y ahorrará tiempo a largo plazo.

¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?, Invierta en complementos

Durante los tiempos de crisis global, la cadena de suministro puede cambiar en cualquier momento. Los complementos, como la integración de un proveedor de corretaje, pueden ayudar a mantener abiertas las líneas de comunicación con sus clientes. También pueden ayudarlo a realizar un seguimiento de dónde están las cargas y cuándo llegarán.

Con una gran demanda y viviendo en la línea mientras transporta mercancías como suministros médicos, estos avisos actualizados pueden ser clave para proporcionar a su equipo y clientes el soporte adecuado.

¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?, Impulso de la demanda

No hay duda al respecto: la industria de camiones es un jugador clave en la lucha contra esta crisis global. Entregando todo, desde suministros médicos hasta alimentos y otras compras de comercio electrónico para aquellos en cuarentena, el país exige bastante de nuestras flotas.

¿Cómo preparar su Flota y organizarse en crisis COVID-19?, Al mantenerse organizados y utilizar herramientas telemáticas útiles, los administradores y propietarios de flotas podrán enfrentar este desafío con el conocimiento que necesitan. Así podrán tomar decisiones inteligentes. Mantenerse en comunicación constante con los conductores y los clientes también ayudará a gestionar las expectativas y garantizará que todos estén en la misma página.

A medida que el mundo cambia, las empresas deben reaccionar rápidamente para seguir siendo rentables. Es vital conocer las formas de Administración de una flota durante una crisis. En la actualidad, muchos todavía se preguntan cómo se debe hacer esto, especialmente dentro del sector del transporte comercial. 

A continuación, presentamos cómo, en tiempos de crisis, los propietarios de negocios deben tomar precauciones adicionales al administrar una flota durante una crisis. Sigue leyendo para conocer los secretos de la administración de una flota durante una crisis.

Los principales detalles de la administración de una flota durante una crisis

Siga las noticias ya que las regulaciones pueden cambiar

En tiempos de crisis o incertidumbre, no es raro que los funcionarios ajusten las regulaciones y reglas que siguen las empresas. Por lo general, esto es para ayudar a las organizaciones a mantenerse a flote si están luchando o, a veces, esto se hace para ayudar a apoyar mejor al público. Cuando se habla de eventos actuales, este consejo de seguir las noticias para cambiar las regulaciones. Además, la información de ruta es extremadamente relevante para los administradores de flotillas que desean administrar adecuadamente su equipo. 

Durante la reciente y actual crisis de COVID-19, nuevas regulaciones relacionadas con los límites se anunciaron. Estas regulaciones son una forma de ayudar a proporcionar a las comunidades más suministros. Específicamente, permitir a los conductores operar vehículos de transporte comercial incluso si superan los límites de horas de servicio anteriores.

Si los gerentes de la flotillas no estuvieran al tanto de este cambio, no podrían atender las demandas cambiantes de los clientes con respecto a la frecuencia de entrega. El motivo es que los suministros agotados obligarán a las empresas a realizar pedidos más extenuantes. También es necesario para proporcionar un tiempo libre adecuado para los conductores entre las rutas. Ambos son problemáticos para el bienestar de las flotillas.  

La administración de una flota durante una crisis, siga la información actualizada sobre las rutas 

Administración de una Flota durante una Crisis. Cuando se discuten noticias relacionadas con el protocolo de detección en ruta, es importante que los conductores comprendan cómo pueden verse afectadas sus rutas. Específicamente, si podría haber esperas adicionales relacionadas con el examen de salud. Esta evaluación adicional tendría el propósito de garantizar que los conductores estén lo suficientemente saludables. Esto es importante para completar las entregas por parte de funcionarios e incluso receptores. 

Además de notificar a los conductores de posibles protocolos de protección, los gerentes de flotillas pueden ayudar a aliviar los posibles tiempos de espera. Esto se logra  mediante la implementación de aplicaciones de monitoreo de síntomas. Esta aplicación de detección funciona al hacer que los conductores ingresen no solo su temperatura, sino también si están mostrando posibles síntomas de enfermedad. Es vital asegurarse de que haya documentación adecuada de la salud de un conductor. 

Al administrar una flota durante una crisis como la pandemia de coronavirus, los gerentes deben estar conscientes de los posibles impactos para los conductores. Esto no solo incluye cambios en las regulaciones, sino también cambios en las noticias y actualizaciones sobre la información de la ruta. 

La administración de una flota durante una crisis, revise la tecnología y las herramientas actuales

Ser consciente de su industria en su conjunto es solo una parte del proceso al tiempo que ajusta sus tácticas de administración durante una crisis. Los gerentes de flotilla también deben revisar sus operaciones actuales y la tecnología que están aprovechando. Administración de una Flota durante una Crisis. Hacerlo es crucial para garantizar que su equipo trabaje sin problemas y de manera eficiente sin pérdidas (a veces ocultas). 

Para hacer esto, se sugiere a los gerentes que realicen una auditoría completa de su organización. La auditoría sería sobre todo, desde el software o las soluciones que se utilizan hasta los protocolos que siguen los empleados. Dichas auditorías se centrarán en revisar las tareas de los empleados en relación con la efectividad de las herramientas utilizadas. 

Hacer esto ayudará a garantizar que su negocio funcione como una máquina bien engrasada con problemas ocultos mínimos.

Mientras realiza una auditoría, esté atento a lo siguiente

• Si una herramienta solo tiene un propósito o función limitante
• Las soluciones no pueden sincronizarse o integrarse con otros sistemas, 
• Si las soluciones actuales están obteniendo datos incompletos.  

Administración de una Flota durante una Crisis. Por ejemplo, un sistema de despacho que solo permite el despacho de conductores puede ser limitante. Esto ocurre si también se encuentra utilizando herramientas adicionales para optimizar rutas, comunicarse con los conductores o incluso enviar formularios. Como hay nuevas soluciones disponibles, todas estas características se pueden combinar en una solución por un precio. Al administrar una flota durante una crisis, tener todo disponible en una ubicación puede hacer que las tareas y los informes sean mucho más fáciles e incluso reducir la posibilidad de errores humanos. 

Si bien esta revisión se realiza, no es raro que los gerentes de flotillas descubran que de hecho están sobrecargando a su organización con soluciones injustificadas. A veces, al observar la efectividad de una herramienta y su utilización, los gerentes pueden descubrir  diversas cosas. Por ejemplo, que están gastando demasiado en múltiples soluciones cuando las herramientas individuales pueden completar las tareas de muchos. Recuerde, reducir las soluciones innecesarias y avanzar con soluciones todo en uno puede ayudar a su resultado final. Esto ocurre no solo cuando habla sobre cuánto está gastando el negocio, sino cuánto está mejorando en cuanto a productividad y eficiencia. 

Investigue qué herramientas pueden ayudar mientras maneja una flota durante una crisis  

Después de echar un vistazo a sus herramientas y soluciones actuales, es importante que los gerentes tomen un momento para ver de qué otra manera pueden mejorar su flota. Administración de una Flota durante una Crisis. Específicamente al investigar qué recursos adicionales pueden ayudarlos durante este tiempo y que está utilizando su competencia. 

A veces, durante este proceso de auditoría, las flotas descubren que tienen nuevos problemas que deben abordar de inmediato si quieren seguir teniendo éxito en tiempos de incertidumbre. Algunos problemas comunes que pueden surgir son los siguientes: 

• Rendimiento del conductor, ya que hay un aumento de multas, quejas, uso de combustible o desgaste del vehículo
• Discrepancias en el papeleo, los datos y los informes, ya que los documentos faltan o están incompletos 
• Falta de racionalización como lo hacen los procesos no fluyen juntos 
• Entrenamiento incompleto que resulta en procesos inadecuados
• Falta de comunicación

Comprender exactamente dónde están los problemas puede ayudar a las flotas a ver hacia dónde necesitan dirigir la atención si quieren hacer avanzar a su equipo. Encontrar estos problemas y llevarlos a un proveedor de soluciones puede ayudar a las flotas a encontrar el producto adecuado para resolverlo. 

En Resumen

En este caso, la capacitación adecuada para el conductor a través de soluciones como UbiTec sería útil para implementar. De hecho, una vez implementadas, las flotas pueden ver cambios drásticos en las habilidades e incluso reducir los costos asociados con un comportamiento de conducción deficiente. 

Comparación entre las herramientas modernas y los antiguos métodos de seguimiento del mantenimiento. Las flotillas tratan de obtener más beneficios y lo intentan por todos los medios, especialmente cuando se trata de aumentar la eficiencia. Pero la eficiencia también se ve afectada por el nivel de mantenimiento adecuado que se realiza. Si el mantenimiento es inadecuado, la eficiencia se reduce y los costes aumentan.

Aunque el mantenimiento inadecuado sólo tiene efectos negativos, ¿por qué las flotillas no se aseguran de que se realice un mantenimiento adecuado? Es porque tener un procedimiento de mantenimiento adecuado requiere una gran cantidad de esfuerzo y con los errores humanos que ocurren, se producen varios errores que lo hacen poco práctico.

Sin embargo, con la evolución de la tecnología, existen programas informáticos y soluciones capaces de automatizar todo este proceso, de modo que las flotillas pueden seguir fácilmente el ritmo del trabajo con la seguridad de que no hay errores.

Papel y lápiz en comparación a los sistemas informáticos de administración del mantenimiento: el enfrentamiento

Un mantenimiento adecuado conlleva menos tiempo de inactividad, lo que se traduce en menores costes, mayor eficiencia laboral, reducción de los retrasos y mayor fiabilidad de los activos. Pasar del lápiz y el papel al software de mantenimiento es una forma de conseguir estos beneficios. Pero profundizar en la comparación de ambos métodos dará a las flotillas una mejor visión de los pasos que deben dar en el futuro.

Comparación entre los métodos de seguimiento: Rellenar las órdenes de trabajo

Con lápiz y papel, un técnico, un operario o un administrador rellena a mano un formulario de orden de trabajo, ya sea para el mantenimiento preventivo o para una avería imprevista. La orden de trabajo se entrega entonces al técnico en caso de emergencia. Si una orden de trabajo viene de fuera del equipo de mantenimiento, utilizan el portal de solicitud de trabajo del software para enviar una solicitud y luego se transmite al equipo de mantenimiento a través del software.

Con un software de mantenimiento en funcionamiento, las órdenes de trabajo para reparaciones no planificadas se realizan a distancia a través del software móvil. En los casos de mantenimiento preventivo, las órdenes de trabajo se activan automáticamente a través del software de mantenimiento. 

Gracias a el software, se reduce el tiempo de creación y envío de las órdenes de trabajo y se ayuda a establecer campos obligatorios en los formularios de solicitud de trabajo para evitar cualquier ida y vuelta en la aclaración de la solicitud. Al reducir el proceso en 5-10 minutos para cada orden de trabajo, la flotilla puede ganar cientos de horas de producción extra cada año.

Comparación entre los métodos de seguimiento: Asignación de órdenes de trabajo

Con los métodos de seguimiento anticuados, o bien hay que buscar al técnico si la orden de trabajo es una emergencia, o bien el técnico comprueba regularmente la oficina, clasifica las órdenes de trabajo y averigua cuáles son prioritarias.

Con el software de mantenimiento, a los técnicos se les asignan órdenes de trabajo y se les avisa de sus tareas a través de sus dispositivos móviles. Los técnicos pueden ver qué órdenes de trabajo están pendientes, su nivel de prioridad y su estado. Evidentemente, con una plataforma digital, hay menos tiempo entre el envío de las órdenes de trabajo y el aviso al técnico. Poder ver el estado de una orden de trabajo también permite a los técnicos revisar o reparar los activos más importantes para la producción.

Comparación entre los métodos de seguimiento: Búsqueda de datos para la orden de trabajo

Con los informes no digitales, los técnicos realizan varias visitas al activo, al almacén, a la oficina y a los compañeros para evaluar la tarea, comprobar la disponibilidad de piezas, acceder a los manuales y analizar el historial de reparaciones del activo. A continuación, pueden trazar una estrategia para trabajar en el activo.

Con el software de mantenimiento, el técnico puede revisar la orden de trabajo, el historial de trabajo, el análisis de la causa raíz y los códigos de fallo estándar del activo a través de la interfaz móvil. Con los datos disponibles, el técnico establece una estrategia para trabajar en el activo. 

Los múltiples viajes por las instalaciones, las piezas que faltan y las largas búsquedas de información podrían sumar horas de tiempo de inactividad adicional, si no días, sin utilizar un software de mantenimiento. Una solución de este tipo agrupa toda la información de los activos en un lugar accesible a distancia.

Cómo el seguimiento GPS puede ayudar en la respuesta del servicio de emergencia. Se llama a los servicios de respuesta de emergencia para proteger a las personas en momentos de necesidad. Pocas veces son tan graves como un gran desastre natural. Esto es cuando la policía, los bomberos, los respondedores médicos y un sinnúmero de organizaciones de voluntarios se ven obligados a esforzarse para ayudar a otros.

Por ejemplo, desastres naturales como huracanes, inundaciones y terremotos pueden crear enormes desafíos para las organizaciones de respuesta de servicios de emergencia. Entre estos encontramos:

Cómo el seguimiento GPS puede ayudar en la respuesta del servicio de emergencia 

Encontrar y rescatar a sobrevivientes varados

Asegurarse de que los suministros de ayuda de emergencia lleguen a donde se necesitan. Proporcionar ayuda para salvar vidas a miles de personas, muchas de las cuales acaban de perderlo todo.

Además de los desastres naturales, otras emergencias, como el brote de coronavirus (COVID-19) pueden poner un estrés sostenido en los servicios de emergencia. Por ejemplo, la policía puede necesitar dedicar más tiempo y recursos a hacer cumplir los toques de queda obligatorios. Mientras tanto, los equipos de ambulancias responden a las llamadas de emergencia de personas que pueden estar infectadas o no.

¿Qué se está haciendopara ayudar a facilitar la respuesta al servicio de emergencia y aliviar la carga de mantener la seguridad y el orden públicos durante las crisis nacionales? Muchas organizaciones de respuesta a emergencias y municipios han recurrido a las soluciones de rastreo por GPS.

Algunas maneras en que los servicios de emergencia y las organizaciones de socorro en casos de desastre pueden usar el rastreo por GPS para ayudar a las personas son:

Protección e implementación de equipos portátiles

Los desastres a gran escala como los huracanes pueden causar daños masivos a los sistemas de energía a través de muchas millas de tierra. Por ejemplo, pueden derribar líneas eléctricas, dañar transformadores e inundar o cortocircuitar subestaciones. Esto puede dejar miles sin poder. Peor aún, los hospitales podrían perder el poder necesario para mantener el soporte vital funcionando para sus pacientes en cuidados críticos.

Los generadores portátiles a menudo se usan para mantener el equipo de emergencia en los hospitales en funcionamiento. También se usan para encender luces y otros equipos en los centros de evacuación. Sin embargo, tan importantes como estos generadores son para proteger vidas, también son altamente vulnerables. Los generadores pueden dañarse por el clima de tormenta y los escombros, sufrir mal funcionamiento aleatorio por desgaste e incluso ser perdidos o robados en tránsito.

El riesgo de pérdida es particularmente grande en áreas dañadas por la tormenta donde hay poca infraestructura de comunicación local intacta. Por lo tanto, las soluciones de seguimiento de activos pueden ser una parte muy importante de la respuesta del servicio de emergencia.

¿Qué se puede lograr con el seguimiento de activos por GPS para generadores, torres de iluminación y remolques refrigerados? Las organizaciones de socorro pueden controlar dónde están estos equipos grandes y costosos en todo momento, asegurándose de que estén todos en los lugares correctos. 

Algunos sistemas de rastreo GPS pueden incluso proporcionar diagnósticos remotos para que las organizaciones de ayuda sepan si un motor está encendido o apagado o no. Además, proporcionan otros datos vitales para mejorar el uso general y el mantenimiento.